「仕組み」整理術(泉正人)

<この本を読んで得られること3選>

・整理の効果
■頭の中がスッキリ
■必要なものがすぐに見つかる
■アイデアが生まれやすい
■仕事の成果が上がる
■仕事以外に使える時間増

・「仕組み」整理術の原則
■基本は「統一化」「一元化」「自動化」
■ルールを設け徹底して実践
■ムダな時間の削減を目指す
■整理しすぎない
■整理した時間を有効活用

・整理する対象「書類&机まわり」「PC&メール」「頭」「時間」の4つそれぞれで著者の実践&工夫してきた方法


<こんな本>

複数の会社を経営する著者が整理することの必要性と効果を説き、各場面での具体的な「仕組み」を紹介しています。
「仕組み」とは「誰が、いつ、何度やっても同じ成果が出るシステム」であり、”記憶と意志の力”に頼らず最大限の効果を得る方法と定義し、「整理」の目的は「仕事を効率化して時間を生み出すこと」なので整理作業に時間をかけないことも注意喚起しています。

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書類は、「分類・保管・取出す・戻す」のプロセスで「捨てる」を中心に判断・処理し、紙は受け取らない・発生させず、情報はなるべくPCに集約することを推奨します。
また、書類を「フロー:処理中」「ストック:保管」に大別し、それ以外は捨てます。
他の様々な場面でも、この「フロー&ストック」の考え方を適用するだけでも「整理」が行われ、必要なものだけが手元に集まります。

PCのできることは全部PCに任せ、人間は自分の脳にしかできないことをすることが「PCを使いこなす」であり、情報をなるべく1台のPCに放り込み(バックアップも定期的に行う「仕組み」も)、「秘書」や「もうひとつの脳」として使うためのツールや工夫が紹介されます。
メールは「1度しか読まない」「開いたら即返信(無理なら「後ほど折り返す」だけでも送る)」「判断は5秒以内」「短く簡潔に書く」「箇条書き・テンプレートを活用」などのルールを設け実践すると、時間泥棒である電話も減り、「対応が早い」と信頼もされます。

頭の整理は、まずとにかく書き出し「作業系・考える系」に分け、「作業系」の方をこれまでの「仕組み」の適用の徹底と、自分の時給計算をした上で外注するなどします。

時間については、モチベーションの上げ方、集中できる時間の固定化、「がんばるタイム」の導入などの工夫があります。


<ハイライトフレーズ3選>

・時間は非常に貴重です。人に与えられた時間には限りがあり、時間の貯金はできません。私たちにできることは、時間の浪費をなくし、与えられた時間を有効に活用し、充実した生活を送ることだと思うのです。そのためにも「仕組み」整理術はとても重要な考え方になるのです。

・日本のホワイトカラーの労働生産性は諸外国に比べて低いという問題が叫ばれています。その原因の一端はIT利用の不十分さにあるのではないかと思います。

・会社のルールを守らない人は、悪意を持ってわざと守らないのではなく、単にルールを覚えていないか、ルールがあることすら忘れている


<関連リンク>
ガイダンス・コラム記事一覧@二十四節気
http://www.1minute-reading.com/category/26399278-1.html
ファイナンシャルアカデミー代表からのメッセージ(著者の運営するスクール)
http://www.f-academy.jp/info_index.html

「仕組み」整理術―仕事がサクサク進んで自由時間が増えるシンプルな方法 -

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